採用で悩む院長の気持ち

採用専用スタッフを採用するほどでもないし、採用業務をスタッフにお願いできる状況でもない。（これ以上仕事を増やすなんて言ったら、スタッフに怒られてしまいそう…）

だけど、院長が対応するとしても診療時間外の時間を使わなければいけない。

そうするとレスポンスが遅くなり、求職者は他のクリニックに取られてしまう。

事務長のような専任スタッフを採用したいけど、なかなか良い人材と出会うこともないし、かといってその人件費の捻出も必要…。

今いるスタッフを事務長候補に育てるのか、ではその選定はどうする…？

アウトソーシングするにしても何からはじめたら良いか…。

 

このようなお悩みを抱え、日々の業務に追われ、堂々巡りをされているという院長は多くいらっしゃいます。

体力や気力が続くうちは良いのですが、ご年齢を重ねるにつれ「このままずっとこの対応を自分でしているのは苦しい、なんとかしたい」という状況になりご相談いただく事が多くあります。

（そんな業務まで院長が行っていたのですか！！と驚くことは多いです。）

 

医療機関の採用代行はなぜ進まないのか

さて、話を戻します。

最近ではリモートワーク化が進み、採用代行サポートや秘書代行、事務長代行などさまざまなアウトソーシングサービスがあります。

このようなサービスがなぜ急速に増えているかというと、採用業務フローは「定型業務」が多いからです。

では、なぜ医療機関でアウトソーシング化が進まないのか？というと、

何をアウトソーシング化（権限移譲）し、何を院長が行うべき仕事なのかが曖昧になっている。

または、アウトソーシング化することはわかっているけど、その整理や移譲方法が思いつかない…という状態ではないでしょうか。

 

今回は何をアウトソーシング化できるのか？できないかということを記載し、そのヒントをお伝えいたします。

現在、アウトソーシング化できる内容に対して院長が多くの時間を割いていると言う場合には、アウトソーシング化もご検討いただいたほうが良いかもしれません。

 

採用でアウトソーシング化できること

・求人票作成・登録　→たくさん登録しすぎて情報統一化されていない、勝手に登録されていて現状とあっていない…というお悩みはかなり多いです。

・各営業会社や外部とのやりとり

・求職者へ連絡

・決まったフローがある連絡（書類選考案内、選考結果連絡など）

・見学案内、見学時資料作成

・アンケート作成・配布

・日程調整

・よくある質問に対する回答

・入職前フォロー

・入社書類案内

 

1回しっかり作るとかなり使える資料

・業務の1日の流れ（１日の業務の流れがイメージつかないという求職者は案外多いです）

・求職者からよくある質問まとめ（面接前に求職者に目を通してもらう、ホームページに掲載するなど対策ができます）

・入社前に案内する資料（社保や労務に関すること）

 

上記のような「資料化」によって効率化できること＝（毎回、口頭で伝えているけど同じ内容）は作成に時間はかかりますが、１回作成するとあとがラクになります。また作成して終わりではなく、定期的に内容を見直して運用していくことも重要です。

仕組み化が進んだあとは、採用面接時に案内する資料を１つのパンフレットにするという方法もあります。事例紹介＞＞

 

アウトソーシング化しない方が良いこと

・求める人物像の基準（スタッフを巻き込む場合には任せていくことも可能）

・最終決定

まる開業時エピソード

かくいう弊社でも開業〜5年の間は、鎌形・島田がすべてを実施していました（笑）1日10件の問合せがあった日は何も業務ができないなど、あたふたです。忙しすぎて社内は「まるく」なっていませんでした。

しかし、「経営者じゃなくてもできる仕事」を権限移譲をしていかない限り、本来割くべき時間に時間を割くことができない！業務が回らない！という瀕死状態になり、ある時期から採用案内や座談会運営などの権限移譲していきました。最初から100％うまくいきませんでしたが、少しずつ権限移譲していき、今は最終面接のみ関わる状態に変わっています。

もし現在も採用対応などでお困りの場合には、まずは「自分じゃなくてもできる仕事はなにか」を洗い出すことからスタートすることをお勧めします。

※採用代行についてはブランディング契約中のお客様サポート中です。採用代行・実務サポートについて＞＞

 

今後は、医療機関で必要な採用資料や業務の流れ等もみなさまに公開していく予定です。お楽しみに。